Hướng dẫn lọc dữ liệu email trùng nhau

Để có được một chiến dịch email marketing thành công, trước hết bạn phải có một danh sách địa chỉ email chất lượng. Bước cơ bản đầu tiên đó là kiểm tra xem địa chỉ email có bị trùng hay không.  Cách đơn giản nhất là bạn có thể dùng Excel hay Notepad++ để lọc danh sách của mình.

Lọc email trùng nhau bằng Excel

Đầu tiên, mở file excel chứa danh sách địa chỉ email cần lọc (lưu ý mỗi địa chỉ email phải nằm trong 1 ô, và phải có tiêu đề cột).

Để bắt đầu lọc, bạn tiến hành như  sau:

Đối với Office 2003

• Quét khối dữ liệu cần lọc (bao gồm cả tiêu đề)
• Vào Menu Data, chọn Filter sau đó chọn Advanced Filter
• Chọn Copy To Another Location trong mục Action
• Chọn một ô để đặt kết quả trong mục Copy to
• Đánh dấu chọn vào mục Unique Records Only sau đó nhấn OK

Đối với Office 2007 trở lên

Quét khối dữ liệu cần lọc (bao gồm cả tiêu đề)
Vào Tab Data, chọn Advanced Filter và tiến hành các bước tương tự như ở Office 2003.

Ngoài ra, bạn có thể chọn ngay Remove Duplicates để tiến hành lọc email mà không cần phải điền các thông số như khi sử dụng Advanced Filter.
Kết quả như sau:

Lọc email trùng nhau bằng Notepad++

Đầu tiên bạn bạn tiến hàng cài đặt Notepad++. Bạn download phiên bản mới nhất của phần mềm tại đây. Nếu bạn không biết cài đặt Notepad++ thế nào thì bạn chỉ việc mở file tải về sau đó mở lên và cứ nhấn Next cho đến khi hoàn thành.

 Sau khi cài đặt xong bạn mở Notepad++ lên. Vào menu Plugins > Plugin Manager > Show Plugin Manager.

Cửa sổ Plugin Manager xuất hiện. Trong tab Available, bạn tìm Plugin có tên là TextFx Characters. Sau đó đánh dấu check vào và nhấn Install.

Sau khi cài đặt xong phần mềm sẽ yêu cầu bạn khởi động lại. Bạn chọn Yes.

Khi khởi động lại bạn sẽ thấy trên menu xuất hiện một lệnh mới là TextFX. Để bật tính năng xóa dữ liệu email bị trùng, bạn vào menu TextFX > TextFX Tools > Chọn Sort outputs only UNIQUE (at column) lines.

Bây giờ bạn đã có thể lọc dữ liệu email rồi. Đầu tiên bạn vào File > Chọn New để tạo một file mới. Sau đó bạn thêm dữ liệu email vào (mỗi email nằm trên một hàng nhé). Sau đó bạn nhấn Ctrl + A để chọn tất cả.

Tiếp theo bạn vào menu TextFX > TextFX Tools > Chọn Sort lines case sensitive (at column) hoặc Sort lines case insensitive (at column).

Kết quả như sau: